Método “GuestPro Easy Implant”
Una plataforma de gestión hotelera como GuestPro es una herramienta potente y de gran profundidad, sin embargo, su puesta en marcha es sencilla, rápida y fiable gracias al método GuestPro Easy Implant.
Fases del método GuestPro "Easy Implant"
- Set-up I (esqueleto)
- Set-up II (contabilidad)
- Importación de históricos
- CRM
- Integraciones
- Formación
- Puesta en producción
- Seguimiento inicial
1. Set-up I (esqueleto)
Antes de nada, necesitamos entender cómo es el hotel y cómo se comercializa, necesitamos ver una primera “foto del hotel”, o un esqueleto.
Para ello, proporcionamos al hotel una sencilla plantilla de Excel para que nos informe de las habitaciones, tipos de régimen, políticas y demás características básicas del hotel.
Una vez el hotelero nos devuelve la plantilla con la información rellenada, realizamos una revisión conjunta con nuestro equipo técnico para aclarar los detalles.
2. Set-up II (contabilidad)
Una vez montado en el sistema el esqueleto inicial, nos centramos en los detalles más operativos y preparamos todo lo necesario para poder recibir datos históricos y poder hacer facturas y volcado de contabilidad.
Al igual que el set-up I, en el set-up II proporcionamos al hotel una plantilla en Excel que tiene que rellenar.
Una vez el hotelero nos devuelve la plantilla con la información rellenada, realizamos nuevamente una revisión conjunta con nuestro equipo técnico para aclarar los detalles.
3. Importación o volcado de reservas
En este punto ya disponemos del sistema completamente preparado para recibir datos. Podemos cargar datos tanto de clientes como de reservas.
Para poder poner el sistema en producción, es importante disponer de información actualizada con todas las reservas del hotel, especialmente las reservas a futuro.
Para ello, proporcionamos al hotel diferentes opciones:
- Carga mediante archivos Excel o CSV
- Carga mediante API
- Integración “en vivo” con el PMS actual (*consultar PMS soportados)
El método más habitual es usar la carga por Excel o CSV. Normalmente se hacen como mínimo 2 importaciones, la primera para comenzar a probar, y la segunda justo antes de poner en producción GuestPro para que los datos estén lo más actualizados posible.
4. CRM
Una vez ya disponemos de datos en el PMS, es el momento de preparar las plantillas y automatizaciones de correo que va a necesitar el hotel. Esto incluye normalmente las siguientes plantillas:
- Cotización
- Agradecimiento
- Pre check-in (o check-in online)
- Check-in (welcome / parte de viajeros)
Nuestro equipo se encarga de proporcionar una propuesta de plantillas y estrategia de automatización inicial, y el cliente siempre puede dar su feedback, solicitar cambios, o incluso crear sus propias plantillas.
5. Integraciones
El hotel está listo para comenzar a operar, sin embargo, habitualmente necesitaremos poner a punto todas las integraciones, es el momento de hacer la configuración y comprobar que todo funciona correctamente, normalmente se integran:
- Sistemas de pago online (normalmente el TPV banco con Redsys)
- Pin-pad o datáfono para pago en recepción
- Escáner o lector de documentos
- Sistema de llaves
- Terminal POS restaurante/cafetería
- Volcado de contabilidad
6. Formación
En GuestPro distinguimos entre 2 tipos de usuarios, los Project Manager o “campeones” y el resto del personal del hotel.
Para el éxito de la implantación, necesitamos que el hotel asigne 1 o varias personas que serán las que participen en todo el proceso de implantación, y tendrán un conocimiento más profundo del sistema. Suelen ser los revenue managers o los directores.
Los campeones tienen la función no solo de ser la persona de enlace con GuestPro sinó también de resolver dudas con el resto de personal del hotel.
Para el resto del personal, nuestro equipo realizará formaciones conjuntas, tanto de front-desk como mantenimiento y housekeeping, normalmente en los días previos a la puesta en producción.
Formación continua y personalizada para los “campeones”
Sesiones de formación conjunta para los diferentes departamentos
7. Puesta en producción
El día de la puesta en producción, es necesario realizar las siguientes tareas:
- Revisión y carga de reservas
- Re-conexión de los canales de venta y Channel Manager (si procede)
- Acompañamiento y soporte al personal
Una vez fijada la fecha de puesta en producción, nuestro equipo se coordinará con el hotel, para que todo vaya fluido y no haya grandes dificultades.
Normalmente es tan sencillo como conectar y desconectar, y seguir trabajando.
8. Seguimiento inicial
Nuestro equipo mantendrá contacto constante con el hotel, para hacer los ajustes y dar el apoyo necesario durante los primeros días y semanas de uso de GuestPro en el hotel.
Normalmente se pueden ajustar o mejorar plantillas de CRM, procesos internos y se resuelven todas las dudas o situaciones que no hayan surgido hasta ese momento.
